POST 1855: ATITUDES DO LÍDER QUE AJUDAM O TIME A SER MAIS PRODUTIVO. Por Christian Barbosa

A produtividade é uma Tríade que acontece em 3 esferas. A primeira sem dúvida é a esfera pessoal, ou seja, o indivíduo aprendendo a melhorar o uso do seu tempo com técnicas de planejamento, organização, etc. A segunda é a esfera da equipe, ou seja, pessoas que juntam seus aspectos individuais de produtividade e devem seguir um modelo comum para obter resultados. A terceira esfera é a organização, ou unidade de negócio, formada pelo conjunto de equipes, que seguem estratégias de produtividade para atender os anseios da empresa.

Na segunda esfera, onde as equipes são o foco, o papel do líder é essencial para o time ser eficiente ou perder o rumo. Selecionei alguns tópicos que considero vitais nessa esfera, para que o líder ajude seu time a atingir os objetivos:

 

 

Estabelecer um propósito comum

Em um mundo tão high-tech como o nosso, pode parecer antigo falar de propósito, mas esse conceito é mais atual do que nunca. As pessoas vivem por aspirações, sonhos, missões, por coisas que transcendem o salário, metas, processos e sistemas. Isso vale muito para a geração Y, pois não basta dizer o que os Y devem fazer, devemos inspirá-los a fazer por si próprio, essa é a pegada. Estabelecer um propósito comum é uma discussão que precisa ser incentivada pelo líder na equipe.

 

 

Saber o que deve ser feito

Pode parecer óbvio, mas infelizmente a maior parte dos líderes não tem a menor ideia do próximo passo que deve ser dado para executar o projeto, atingir os números da meta, melhorar a qualidade do atendimento, etc. E em muitos casos ele não precisa saber mesmo, mas precisa ajudar o time a descobrir. Se não há clareza do que deve ser feito, as pessoas enrolam, adiam, executam coisas secundárias e quando se vê o que é realmente importante fica de lado frente às circunstâncias e urgências. Parar e discutir os próximos passos, determinando tarefas com clareza e tempo de duração, é essencial para uma execução aprumada.

 

 

Não gastar tempo com os que não melhoram

Eu acho que devemos ajudar as pessoas a melhorarem sua performance. Eu acredito na Tríade de oportunidades aos membros da equipe. Errou uma vez, treine novamente. Errou a segunda na mesma coisa, construa o feedback e ajude-o a melhorar. Errou a terceira é o sinal de falta de perfil para estar naquela equipe. Errou a quarta é perda de tempo. Uma pessoa improdutiva na equipe, contamina as pessoas e tira o resultado coletivo. É comum que uma pessoa competente não consiga performar se estiver no lugar errado, com as pessoas erradas ou com a função errada. Cortá-la é um ato que será benéfico a médio prazo para ambos os lados, por mais que no início possa parecer o contrário.

 

 

Intolerância a improdutividade

Se algo está constantemente dando problema e entrando na urgência, é o papel do líder não aceitar que isso seja normal e atuar de forma a evitar que o problema se repita. A tolerância ao erro cria um ambiente no qual o urgente passa a ser normal e isso não será tratado pelas pessoas com a devida importância.

 

 

Melhorar o processo de comunicação

Quanto mais tecnologia, mais nos perdemos e pior fica a comunicação entre as pessoas. Toda equipe deveria ter um “protocolo” de comunicação, uma forma acordada entre todos, onde as coisas que todos devem saber são comunicadas no tempo e da forma correta. Um exemplo é o e-mail. Será que umas 2 ou 3 regrinhas de e-mail não fariam a diferença? Por exemplo, um assunto da seguinte forma: [ABC LTDA]-[PROJETO XPTO], pode ajudar a organizar melhor as mensagens no meio de uma Caixa de Entrada lotada.

 

 

 

Christian Barbosa

Especialista em administração de tempo e produtividade, fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.

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POST 1826: 9 ATITUDES QUE NÃO DEIXAM SUA VIDA EVOLUIR. Por Christian Barbosa

Estamos na reta final de 2012 e a sensação é de que o tempo está voando. Neste momento muitas pessoas se perguntam se o ano está valendo a pena ou se está passando sem o rendimento e os resultados esperados. Muitos fatores podem determinar o sucesso ou não dos nossos projetos. Porém, existem algumas atitudes que, verdadeiramente, podem nos impedir de evoluir sem que sejam percebidas. Entenda alguma delas e como superá-las para que você consiga sair do lugar, seja na vida pessoal ou profissional.

Não ter objetivos definidos

Se você não sabe o que quer, o tempo vai passar e nada vai acontecer, mas com certeza vai estar sempre com a sensação de que fez um monte de coisas. Escolha um ou dois objetivos extremamente realistas e pé no chão, para os próximos meses, escreva-os e detalhe um plano de ação. Ter algo mesmo que não seja "o plano perfeito" é melhor do que não ter nada.

Achar que o momento certo ainda vai aparecer

O momento certo é um mito, ele não existe. As condições perfeitas nunca vão acontecer na hora que você precisa. Faça o momento certo ser o momento em que você decidir começar a sair do lugar, quem espera nunca alcança, ou nesse caso fica no mesmo lugar. É a lei da inércia.

 

 

 

Não planejar seu tempo

Se você deixa a vida fluir como um rio, vai acabar como um peixe, na mesa de alguém ou nadando aleatoriamente. É preciso dar um norte para a semana, para o mês, para o dia. Se você não planejada nada, as coisas simplesmente se tornam urgentes e você fica sem tempo de fazer a vida evoluir.

Não ter uma agenda eficiente

Se você anota as coisas que precisa fazer na cabeça, no post it, no caderno em qualquer lugar que tiver mais próximo, você é um forte candidato a se perder entre suas tarefas, não conseguir planejar de forma adequada e quando perceber não tem tempo para nada. Agenda eficiente é aquele que centraliza tudo que você precisa fazer, te permite planejar e está sempre presente com você.

Usar o fim de semana para procrastinar a vida

Nada contra pegar um fim de semana de preguiça e não fazer nada, mas se você faz isso com a maior parte dos seus fins de semana tem algo errado. É no fim de semana que temos a oportunidade de recuperar a energia, de colocar a leitura em dia, de fazer algum curso, de ter tempo com os amigos, de estudar algo novo, de elaborar melhor suas ideias.

Achar que alguém é responsável pela sua carreira

Não é a empresa, não é seu chefe, não são seus pais, seus amigos ou seus professores que fazem sua carreira. Você é que tem que constantemente usar seu tempo para investir em cursos, networking, eventos, estágios, etc.

Não correr riscos

Se você faz o que costuma fazer sempre, vai ter o resultado de sempre. Os medíocres são aqueles que ficam na media. Os visionários, nada mais são do que pessoas que correram o risco e deram certo. Visionários erram, mas é errando que torna os riscos mais calculáveis. Alguma coisa você precisa arriscar, pense bem, analise com cautela, veja os prós e os contras e vá em frente.

Reclamar

As coisas não dão sempre certo, a vida vai ter um monte de burradas, de erros, de traições, de mágoas, de perdas, etc. Viver é assim mesmo, se não curte isso, "pede pra sair" rsrsrs. Aprenda com os erros, faça uma análise e comece de novo. Perder seu tempo reclamando só vai piorar a situação. Enquanto você reclama, com certeza alguém já está começando a fazer a história de sucesso do amanhã.

Excesso de redes sociais

Eu gosto do Facebook, Twitter, Linkedin. Na medida certa eles fazem a diferença na vida pessoal e profissional. Agora se você está viciado nas redes e deixa de fazer coisas importantes, com certeza vai ser bem difícil de evoluir.

Christian Barbosa

Especialista em administração de tempo e produtividade, fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.

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POST 1814: O QUE AS PESSOAS DE SUCESSO FAZEM NA PRIMEIRA HORA DO DIA

O jornalista Kevin Purdy, da Fast Company, reuniu conselhos para tornar a primeira hora do dia mais produtiva.

Você se lembra da época em que tinha tempo, no começo do dia, para planejar o seu horário, conversar com amigos e até incluir uma tarefa? Bem, uma matéria publicada pela Fast Company afirmou que essa agenda leve ficou nos tempos de colégio, mas que muitos adultos ainda conseguem planejar cada manhã.
O jornalista Kevin Purdy reuniu conselhos para tornar a primeira hora do dia mais produtiva. Para isso, ouviu dicas de David Karp, do Tumblr; do palestrante motivacional Tony Robbins e de Brian Tracy, escritor voltado para carreira.

Conheça quatro dicas da reportagem:
Não abra o e-mail na sua primeira hora de trabalho

O fundador do Tumblr, David Karp, se esforça para não abrir o e-mail até as 9:30 ou 10 horas. Ele afirma que ler as mensagens em casa nunca é produtivo, e que se algo urgente requer sua atenção, alguém o ligará.

As pessoas que têm um emprego que não exige presença constante no escritório podem usar o tempo dedicado ao e-mail para se organizar ou focar em outros aspectos do trabalho.

Se você precisa que as mensagens mais urgentes cheguem a você de qualquer forma, plataformas como o AwayFind selecionam os contatos mais importantes e lhe avisam quando algo chegar.

Tenha consciência e seja grato

Uma pergunta feita no site Q & A: "Como as pessoas de sucesso começam seu dia?". A resposta mais popular veio de Tony Robbins, um guru da auto-ajuda. Para ele, os rituais antes de levantar mais eficazes são aqueles que fazemos longe da tecnologia.

Ele aconselha que as pessoas tenham o que ele chama de "uma hora de poder", "30 minutos prósperos", ou, ao menos, "15 minutos de satisfação". Esse tempo deve ser preenchido por pensamentos motivacionais, reflexão e agradecimento. Pense que você tem tudo que quer na vida hoje.

Problemas maiores devem ser resolvidos primeiro

O autor Brian Tracy lembra uma frase célebre de Mark Twain: "se você comer um sapo logo pela manhã, até o final do dia, nada poderá ser pior que isso".

Escolha seu sapo

Na noite anterior, escolha seu sapo e deixe um lembrete na mesa para o outro dia. Se você puder deixar separado todo material para resolver o problema, melhor. O benefício de resolver o que há de pior durante a manhã é tirar o peso das costas durante o dia. Sem aquele aborrecimento nos seus ombros, você terá uma tarde bem mais produtiva.

Pergunte a si mesmo se você ama o que faz

A sensação de vazio no emprego não é algo que demora a aparecer. Reflita todas as manhãs se você está indo ao trabalho feliz. Steve Jobs costumava dizer que ao acordar olhava no espelho e dizia: "Se hoje fosse meu último dia, eu gostaria de fazer o que estou indo fazer agora?" E sempre que a resposta era 'não', ele mudava algo no seu dia.

FONTE: Administradores

POST 1805: 5 FORMAS DE NEGOCIAR PRIORIDADES. Por Christian Barbosa

Seja com seu chefe, colega de trabalho ou cliente é importante ter clareza do que é prioritário de ser feito, caso contrário tudo vira urgente e você acaba se perdendo.

 

Na experiência que estou fazendo de acordar mais cedo, para aumentar o nível de resultado, é nítido nos comentários das pessoas que estão aderindo à experiência que eles conseguem melhorias, pois simplesmente nessa hora adicional eles focam em prioridades reais, sem ninguém atrapalhar.

Selecionei 5 formas de você negociar e estabelecer prioridades. Claro que o assunto não termina aqui, mas é bom começo.

1 – Tenha controle do seu dia – Não adianta querer priorizar se você não tiver um planejamento, são coisas ligadas, mas que acontecem em uma ordem. Primeiro eu preciso puxar da cabeça tudo que tenho para fazer, depois eu planejo isso nos próximos 3-5 dias e ai eu priorizo diariamente o que deve ser feito primeiro e depois. Se você não sabe o que deve fazer e ficar apenas recebendo e-mails ou lembranças te dando ordens do que fazer você não vai conseguir priorizar de forma eficaz.

 

2 – Antecipe ao máximo – Sempre que possível não espere a prioridade virar urgência para fazer. Quanto mais antecedência você tiver, mais flexibilidade terá na hora de definir o momento certo de execução. Adiar uma prioridade que tem prazo para um momento de melhor performance pessoal é super saudável, o problema é quando você tem de fazer a prioridade porque é o limite da entrega.

 

3 – Negocie prioridades antes de serem urgências – Se você sabe que algumas prioridades dependem de terceiros, não espere que eles lembrem da prioridade na ultima hora. Você não pode mudar o modo das pessoas se planejarem, mas o seu planejamento pode inferir na boa produtividade de toda a equipe. Pequenos e-mails de lembrete ou de oferecimento de ajuda ajudam a relembrar a tarefa.

 

4 – Negocie com seu chefe – Eu não aceito quando delego uma tarefa e a pessoa simplesmente retorna: “não dá pra fazer”. Não dá por que? Quais as prioridades? É bem diferente quando eles chegam e falam: “eu estou com essas prioridades na semana, o que você acha que deve ser priorizado?”. O líder tem de saber o que é prioritário, ele junto com você pode negociar as prioridades e os prazos. Haverá dias que vai precisar de “tempo extra”, mas na maior parte dos casos deverá ser possível ajustar.

 

5 – Negocie com base no resultado – Se tiver dúvidas do que deve ser priorizado, eu sugiro “elevar” o questionamento para as metas, momento, visão ou missão da empresa. Precisa aumentar o faturamento? Priorize as atividades de faturamento. Precisa aumentar a qualidade de serviço? Priorize o atendimento ao cliente. Priorizar significa dar uma ordem de execução, não esquecer a atividade, por isso saber o momento certo de fazer se torna imprescindível nessa decisão.

Até a próxima!

 

Use seu tempo com sabedoria.

Christian Barbosa
Especialista em administração de tempo e produtividade, fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.

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Mais Tempo

POST 1754: REGRAS DE OURO PARA ADMINISTRAR O TEMPO E VIVER MELHOR. Por Tom Coelho

"Some dance to remember, some dance to forget.”

(Eagles, in Hotel California)

Algumas dicas práticas para melhor gerenciar o tempo e elevar a qualidade de vida.

1. Seja sempre pontual. Autênticos líderes não deixam ninguém esperando para um compromisso agendado. É preferível chegar 30 minutos mais cedo que apenas cinco minutos atrasado.

2. Espere 24 horas para reagir. Procure não reagir antes de 24 horas. Entre um dia e outro, com uma noite de descanso no meio, o que se mostrou um problema irresoluto surgirá não menor, mas com dimensões reduzidas à sua realidade.

3. Ninguém está contra você. Por compreender que a natureza humana é legitimamente individualista e egoísta, aprendi que raramente as pessoas estão contra mim, pois estão apenas a favor delas próprias. Esta percepção é suficiente para evitar conflitos desnecessários e eleger as batalhas que valem a pena ser travadas.

4. Exceção não é regra. Refeições feitas em fast food ou em frente ao computador, noites em claro ou maldormidas, dias sem comparecer à academia, certa desatenção para com os familiares. Tudo isso, embora indesejável e não recomendável, pode ser tolerado quando acontece de maneira pontual, por curtos períodos de tempo. Mas é inadmissível que se torne regra.

5. Administre a transição do ambiente profissional para o familiar. Situações de conflito começam ou se intensificam nos primeiros minutos após o regresso ao lar. Por isso, ao chegar em casa, estabeleça uma zona intermediária de até 15 minutos, período no qual deverá apenas cumprimentar carinhosamente seus familiares com no máximo 25 palavras. Procure desacelerar. Tome um banho, troque suas roupas, beba algo. O diálogo que seguirá será mais ameno, gentil e profícuo.

6. Gerencie a concentração, não apenas o tempo. Estabeleça uma hora por dia sem interrupções para você e neste intervalo trabalhe concentradamente em três objetivos específicos. Faça as tarefas mais desagradáveis logo no início do dia, quando sua energia, concentração e disposição são superiores.

7. Evite o duplo manuseio. Ocorre quando você recebe as correspondências do dia, faz uma triagem, inicia a leitura de uma carta ou e-mail e decide interrompê-la para continuar depois. A regra é começar e terminar!

8. Administre a energia, não o esforço. Faça pausas estratégicas de apenas 30 segundos a cada meia hora, e pausas essenciais de dois a cinco minutos no meio da manhã e à tarde para aumentar sua energia e concentração.

9. Não espere pelo mundo perfeito. O tempo certo para agir é agora. Não de qualquer jeito, não com mediocridade, mas com o máximo empenho possível. Amanhã, como diriam os espanhóis, é sempre o dia mais ocupado da semana.

10. Ouça sua intuição. Fique atento aos “sinais” por mais sutis que sejam. Isso não significa necessariamente seguir à risca a intuição para tomar decisões, porém jamais ignorá-la.

11. Coloque VOCÊ em sua agenda. Determine um dia por semana, e apenas uma hora nesse dia, que será reservada a você e mais ninguém. Desligue telefones, feche a porta da sala, não receba ninguém – apenas a si próprio. Dê atenção e oportunidade à pessoa mais importante de sua vida: você mesmo!

12. Tenha uma agenda de 10 segundos. Em que pesem todos os planos, com os pés firmes no chão e os olhos no firmamento, a vida está acontecendo aqui e agora. Por isso, sua agenda deve contemplar somente os próximos dez segundos. Talvez breves, talvez distantes, talvez intermináveis e, talvez, inatingíveis dez segundos.

13. Faça de seu trabalho um meio de diversão. Este é um aviso essencial àquelas pessoas que, ao entardecer do domingo, têm uma sensação de angústia diante do início de mais uma semana de trabalho que se avizinha. Procure cultivar um trabalho digno e prazeroso, que seja fonte de alegria e não de infelicidade.

14. Evite as saudades vazias. Saudades dos lugares que não visitou, das viagens que não fez, dos pratos que não provou, dos abraços que não acolheu, dos beijos que não deu ou recebeu. Lembranças imaginárias do que poderia ter sido, mas não foi. Para evitá-las, prefira pecar por excesso do que por omissão.

15. Aproveite o momento! Por fim, viva sua vida de forma extraordinária, com intensidade. Não se trata de aproveitar o dia como se fosse o último e, desta forma, fazê-lo de maneira irresponsável, mas de elevar a qualidade de cada momento, proporcionando a si e oferecendo aos demais o que você tem de melhor.

Tal qual a letra da banda Eagles, que prefacia este texto, alguns dançam para lembrar, outros, para esquecer. Em qual grupo você está?

Tom Coelho

Com formação em Publicidade pela ESPM e Economia pela USP, tem especialização em Marketing pela Madia Marketing School e em Qualidade de Vida no Trabalho pela USP. É mestre em Gestão Integrada em Saúde do Trabalho e Meio Ambiente pelo Senac.

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POST 1712: VOCÊ ESTÁ SOBRECARREGADO? Por Christian Barbosa

Sua vida está no limite? Cheio de tarefas para fazer e pouco tempo? Nada de esporte, tempo para você, tempo para os amigos? Anda sempre cansado e não tem disposição para fazer nada de útil?

Se você está assim você não é o único, muita gente está vivendo sem equilíbrio. É mais comum do que você imagina. Muita gente vive ocupada, nunca tem tempo para nada, mas essa não é a questão. O que temos que nos perguntar é se estamos ocupados com as coisas que realmente deveríamos estar.

Já parou para pensar que na maior parte dos casos estamos sobrecarregados porque simplesmente aceitamos essa situação em algum momento? Muita gente gosta de estar assim, dá status, dá poder, dá automotivação. A questão é até quando.

A verdade é que não é “chique” viver sem agenda pra nada, sair do escritório todos os dias muito tarde, não ter final de semana, não fazer esporte, não se divertir. Na verdade é bem triste o que você pode estar fazendo da sua vida.

Acorda! Se você enfartar hoje de estresse por causa da sua rotina, todo mundo vai chorar e a vida vai continuar. Ninguém é insubstituível. Ou você pega leva com você ou a vida vai pegar pesado por você!

Estamos quase no meio do ano, eu costumo recomendar uma pausa estratégica nesse período para “revisar os objetivos anuais, o equilíbrio, os resultados obtidos”. Analise como foram seus meses até aqui e veja se quer repetir esse padrão.

Sempre é possível dizer um não, limitar seus horários, delegar mais, aprender técnicas modernas de gestão do tempo, usar melhor seu e-mail, permitir ao time tomar decisões, mudar de emprego, começar um esporte, etc. Você que manda na sua vida, não é?

As pessoas não fazem o que deveriam fazer e por isso perdem seu equilíbrio, que por consequência leva a perda do seu resultado mais cedo ou mais tarde!

Para pensar!

Christian Barbosa

Especialista em administração de tempo e produtividade, fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.

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POST 1571: 7 DICAS PARA MANTER A PRODUTIVIDADE NAS VIAGENS. Por Christian Barbosa

Algumas pessoas tem como parte de seu trabalho, a realização de viagens constantes. Muita gente acha isso o máximo: não ter rotina, cada dia estar em um lugar, aprender culturas diferentes, ganhar um monte de milhas, etc. O problema é que esse “glamour executivo” passa rápida para quem o vive constantemente.

O Felipe Pinto, é uma das pessoas que passa por isso, ele mandou essa pergunta para o blog: “estou realizando viagens frequentes e gostaria de saber como você se planeja para continuar produzindo bem mesmo com essas significativas quebras de rotina. Pois, minhas viagens acabam tendo horários previstos de saída/chegada bem diferentes do planejado inicialmente e acabo tendo dificuldades de aproveitar os intervalos de tempo livre durante a viagem.”

Durante viagem, a produtividade tem a tendência a cair, é natural, com nossa infra estrutura aérea pior ainda, mas veja algumas dicas que podem ajudar você a manter a sua performance:

Tenha tempo – Chegar com antecedência no aeroporto é importante, dá tranquilidade. Se você chega no último minuto, precisa correr para embarcar e tudo se transforma em estresse: o check in pode ter fila, você pode ser obrigado a enfrentar filas no raio X, quando chega na aeronave não tem mais espaço para suas malas e por ai vai. Isso só aumenta sua irritação, sua pressão e seu estresse, ai tudo fica um porre e a sensação da viagem só piora.

Utilize as salas VIP – A maioria dos aeroportos tem salas VIP, de cartões de crédito ou das cia. de viagem. O simples fato de ter onde sentar, ligar o micro ou ver TV, tomar um bom café e comer alguma coisa ajuda a relaxar. Vale a pena o investimento em trocar seu cartão de crédito ou ter fidelidade de alguma cia. Aérea para aproveitar esse benefício.

Relaxe durante o voo – Voar por si só é cansativo, suga sua energia. Tudo que você puder fazer para tornar o voo mais relaxado, melhor. Se você gosta de ler, leve seu livro, se gosta de ver filmes, baixe no seu computador ou tablet. Se gosta de dormir, durma. Só evite bebidas alcóolicas e refrigerantes que podem prejudicar o voo. Eu não dispenso meu tablet com meu Kindle para ler livros ou ver meus filmes. Porém quando eu estou cansado eu durmo mesmo.

Alimente-se corretamente – Uma das coisas que mais aprendi, principalmente nos voos de longa duração ou com fuso horário diferente é a importância de uma correta alimentação. Eu evito ao máximo horários de voo que vou perder meu almoço, pois isso simplesmente desregula toda minha produtividade. É vital antes de voar, tomar café, almoçar ou tomar um lanche. Durante o voo, a cada 3 horas vale o consumo de uma barrinha, de um amendoim, etc.

Planejamento prévio – Um dos maiores fatores de procrastinação de tarefas é justamente quando a pessoa tem viagens ou deslocamento para reuniões. Nesses dias o melhor é fazer uma agenda “light”, ou seja, planejar o mínimo de atividades possível. Eu uso dias de viagem apenas para checar e-mails e fazer “follow up” rápidos. Se eu coloco algo mais complicado pra fazer, simplesmente a energia não aparece. No caso de viagens internacionais, eu nunca agendo nada no próprio dia, tenho pelo menos 1 dia livre antes de qualquer coisa importante, pois isso permite adaptações ao fuso ou correção de eventuais problemas que podem acontecer.

Coloque seu hobby – Sempre que vou viajar e tenho um intervalo superior a 3 horas para algum evento ou reunião, eu coloco uma partida de tênis na agenda. Eu já procuro antes quadras próximas ao hotel e checo a logística. Isso me ajuda a relaxar, liberar endorfina e ter disposição para o que vier. Sempre que possível coloque seu hobby na viagem, seja ela qual for, vai ajudar a manter sua performance.

Trabalhar na viagem – Eu parei de trabalhar nos aeroportos, só faço isso em caso de emergência. Não digo que você tenha de fazer isso, mas para mim o cansaço mental não compensava o resultado. Prefiro trabalhar em um momento com maior disposição, pois o trabalho vai render mais. Prefiro chegar no hotel, jantar, ver minha novela e ai tocar o que precisar, afinal estarei sozinho mesmo então não tem problema trabalhar nesses horários!

Christian Barbosa

Especialista em administração de tempo e produtividade, fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.

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POST 1538: A DECADÊNCIA DAS NAÇÕES

Sempre me impressionou, como a Argentina, segundo PIB per capita do mundo em 1900, entrou em 100 anos de decadência.

O bom senso me dizia que em algum momento o país criaria vergonha e colocaria as coisas em ordem.

Infelizmente, é possível entrar numa decadência eterna. Vide Portugal com 500 anos de decadência, vide a Grécia com 2000.

Por que países e civilizações entram em colapso?

Existem 50 explicações, desde aquelas formuladas por Edward Gibbon, Toynbee, Oswald Spengler, Jared Diamond, e outros.

Argumentam que foram guerras, uso intensivo de recursos, parasitismo da classe dominante, ciclo natural das coisas, velhice, e assim por diante.

Nenhum era administrador formado, e portanto desconheciam uma causa principal e vital.

Nós, administradores, partimos do pressuposto que toda civilização enfrentará problemas de todas as ordens, algumas das quais podem até gerar colapso.

Mas o cerne da questão é: 1. saber identificar corretamente os problemas a tempo, 2. achar as soluções corretas a tempo, 3. implantar as soluções a tempo, impedindo que problemas se acumulem a tal ponto que o sistema entra em colapso.

São estas falhas que devem ser analisadas, porque nada disto ocorreu na época, algo que os historiadores ignoram.

Você percebe inclusive nestes livros dos historiadores, que os primeiros a identificar corretamente os problemas foram os próprios historiadores, 400 anos depois que eles apareceram.

Inclusive, estes historiadores se orgulham de ter identificado as causas do colapso, mas não se perguntam porque a civilização não fez o mesmo. Incrível!

Para se ter uma civilização duradoura, não é necessário ter exércitos fortes, recursos naturais inesgotáveis, instituições perenes, leis obedecidas, como argumentam os historiadores.

Para se ter uma civilização duradoura é necessário:

1. Criar instituições que identifiquem os problemas (verdadeiros) de uma forma pontual. São os contadores, os estatísticos, os geradores de informação de todos os tipos. São os criadores de benchmarks, os planejadores estratégicos que olham 20 anos para a frente.

Civilizações que não identificam seus verdadeiros problemas a tempo irão lentamente sendo engolidas por eles. Vide Argentina.

2. Criar Instituições interdisciplinares, compostas de todas as profissões e especialidades da civilização. São os famosos Think Tanks criados nos Estados Unidos em 1910, como Brookings, Rand, Hughes, etc. Supostamente serão eles que acharão as soluções (corretas) aos (verdadeiros) problemas.

Civilizações que não acham as soluções para os seus verdadeiros problemas a tempo vão ficar patinando e entrando em atrito e discussões internas, e frustração generalizada.

Vide Portugal. Ele identifica corretamente seus problemas, nas não tem o tamanho necessário para ter Think Tanks à altura.

3. Criar instituições e uma classe profissional capaz de implantar com sucesso e rapidez as soluções corretas para os problemas verdadeiros. O problema do Brasil, que em 1946 fecha deliberadamente as Escolas de Administração do Brasil, lei 7988 DE 1946.

Temos o IBGE, e os departamentos estatísticos dos mais variados. Temos a FIESP e seu corpo de economistas e conselheiros. Temos os Think Tanks como o Instituto de Pesquisas Avançadas da USP, o IEDE, e outros órgãos com propostas e reformas de classe internacional. Isto nós temos.

O que não sabemos é implantar as soluções de forma correta e rápida.

Entregamos esta tarefa a amadores, aprendizes, gestores que usam gestos e dirigem com as mãos, sem conhecimento técnico e experiência anterior.

Achamos isto normal.

"Se o problema está identificado, é meio caminho andado." Ledo engano, é 10%. Achada a solução, são outros 40%. Isto faz parte da iniciativa, e a acabativa?

Portanto, não chorem pela Argentina, o Brasil pode seguir o mesmo caminho.

Texto de Stephen Kanitz

Administrador, Consultor, Conferencista e Escritor

Twitter: @StephenKanitz

POST 1524: COPA E OLIMPÍADA: LIÇÕES DE PLANEJAMENTO E ÉTICA. Por Tom Coelho

Zurique, Suíça, 30 de outubro de 2007. O Brasil é anunciado como palco para a Copa do Mundo de 2014. Dois anos depois, mais precisamente em 2 de outubro de 2009, seria a vez do Rio de Janeiro derrotar Chicago, Tóquio e Madri, sendo escolhida como cidade sede para as Olimpíadas de 2016. Parece que foi ontem...

O relato que farei a seguir caberia já em 2007, o que lhe configuraria um caráter ainda mais profético. Mas ainda é digno de registro. Afinal, há um consenso de que muitos são os desafios a serem superados para que ambos os eventos não sejam um fiasco capaz de comprometer a imagem de nosso país.

O problema está na infraestrutura sob todos os aspectos. Aeroportos com pátios lotados e saguões cheios, atrasos e cancelamentos nos voos, demora na restituição de bagagem, falta de vagas nos estacionamentos. Infraestrutura viária caótica, com transporte coletivo insuficiente, congestionamentos e falta de sinalização. Estádios e complexos esportivos com cronograma atrasado. Ausência de preparo e treinamento de mão de obra para atender aos turistas. Falta de um plano de segurança e de contingenciamento de crises.

Todos estes são aspectos relacionados à gestão pública aos quais devemos acrescentar outros, como rede hoteleira deficiente. A lista é interminável. Contudo, a boa notícia, posso lhes assegurar, é que no final tudo dará certo. Onze anos de experiência em construção civil me permitem lhes dizer o porquê desta crença.

1. Planejamento

Não temos cultura de planejamento. Este fato é um resquício do período de superinflação e instabilidade institucional que vivemos entre 1980 e 1994. A falta de planejamento está presente nas pessoas que não cultivam o hábito de poupar, fazer seguro ou plano de previdência. Está visível no estudante que após quase quatro anos de curso reserva apenas dois ou três meses para fazer seu trabalho de conclusão. Está inerente às empresas, que apenas recentemente começaram a traçar um planejamento estratégico anual para orientar suas ações corporativas.

2. Administração do tempo

Decorre do aspecto anterior. Somos uma nação que tem por hábito protelar, procrastinar, adiar. Desrespeitamos veladamente horários em quaisquer tipos de compromisso, seja uma reunião escolar, de condomínio ou na empresa. Chique é chegar atrasado ao casamento, à festa, ao encontro marcado. Bom mesmo é deixar para fazer no último instante.

3. Ética

Este é o ponto-chave. Quando se fala em construção civil, vou lhes confidenciar algumas coisas. A regra do jogo é entrar na obra. Vencer a licitação ou a concorrência, seja pública ou privada, mesmo com margem de lucro muito reduzida. Diante dos riscos, vale até mesmo encarar margem negativa no início da obra. Sabe por quê? Os grandes ganhos virão depois sob a forma de aditivos contratuais, taxas de urgência, adendos, horas extras e todo tipo de expediente. Funciona assim para a empresa ou consórcio vendedor do certame, bem como para seus subempreiteiros e terceirizados. Este é o princípio ético básico.

Por isso, tenham algumas certezas. Primeiro, todos os orçamentos em curso serão multiplicados por, no mínimo, quatro ou cinco. Segundo, a partir de 2013, e não antes, as capitais que sediarão jogos se tornarão imensos canteiros de obras. Terceiro, teremos uma bela Copa e uma incrível Olimpíada. Pena será tomar conhecimento, ao final, do custo de toda esta brincadeira.

Tom Coelho

Com formação em Publicidade pela ESPM e Economia pela USP, tem especialização em Marketing pela Madia Marketing School e em Qualidade de Vida no Trabalho pela USP. É mestre em Gestão Integrada em Saúde do Trabalho e Meio Ambiente pelo Senac.

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POST 1523: 10 DICAS PARA ORGANIZAR MELHOR O SEU DIA. Por Christian Barbosa

Fundamental é ter uma agenda, colocar tudo nela e pensar nas tarefas que vai desenvolver durante a semana.

O especialista em organização do tempo, autor de quatro livros sobre o tema, Christian Barbosa dá dez dicas para você administrar melhor suas rotinas e escolher suas prioridades. Segundo ele, é preciso criar novos hábitos como colocar tudo em uma agenda, antecipar urgências e possíveis problemas, deixar espaço para o lazer, além de gerenciar sua caixa de entrada de email. Saiba o que a administração do tempo pode melhorar sua vida e veja abaixo as dez orientações do Christian Barbosa.

1. Uma agenda - Não importa se é de papel, digital ou online, a primeira dica é ter onde se organizar. Uma agenda é uma ferramenta para colocar seus compromissos, tarefas, informações, metas e projetos. Comece por aí.

2. Planejamento da semana - O melhor dia para fazer isso pode ser o domingo. Pense nos seus objetivos e veja que etapas você consegue realizar na semana. Leve em conta possíveis problemas e adicione as atividades cotidianas que deve fazer.

3. Os imprevistos – Eles acontecem e não precisam ser uma surpresa. O aconselhável é deixar em seu planejamento de duas a três horas diárias para urgências. O especialista lembra que quanto mais você se planejar menos urgências você terá no seu dia.

4. O difícil de realizar – Há uma tendência de não fazer coisas com grande duração ou complexas. O recomendável é dividir a tarefa grande em várias menores e evitar ultrapassar três horas de duração para cada uma.

5. Internet como aliada – Compras e pagamentos feitos pela internet podem ser uma boa ajuda para reduzir seu tempo em filas e shoppings, por exemplo.

6. Objetivos – A prática de estabelecer metas e objetivos em datas marcantes como final de ano e aniversários pode ser boa para ajudar na organização do tempo. É bom não exagerar, poucos objetivos ajudam a manter o foco.

7. Prioridade do dia – O planejamento é da semana, mas é bom priorizar as atividades de cada dia. Primeiro, procure revisar o dia anterior e ver o que ficou pendente para ser realizado no dia de hoje, delegado ou agendado par outro dia. Também calcule o tempo de cada tarefa e as numere em ordem das prioridades. A sugestão é fazer primeiro as mais rápidas e fáceis, depois as urgências.

8. Ordem na casa – Para ajudar a organizar seu tempo é bom por ordem no ambiente de trabalho. Não precisa organizar tudo de uma vez, e sim colocar tudo de forma que fique mais fácil para seu uso. A dica é colocar, por exemplo, papéis em pastas transparentes e jogar fora o que não precisar.

9. Seu tempo – É importante reservar um tempo para você, pois pode haver o risco de você pegar o tempo de suas tarefas para coisas importantes como refletir sobre objetivos, missão, melhorar a saúde ou praticar esporte, hobbies crenças e fé.

10. Caixa de emails - Em seu planejamento, é deixar um espaço no dia para organizar sua caixa de entrada de emails. A dica para essa tarefa é deixar ali apenas mensagens que você está trabalhando ou estão pendentes com outras pessoas. pense em três ações possíveis para os emails: lixo, armazenar em outra pasta ou criar uma ação (tarefa ou compromisso).

FONTE: Portal iG

Christian Barbosa

Especialista em administração de tempo e produtividade, fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.

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POST 1520: TEMPO E PROFISSIONALISMO. Por Rodolfo Araújo

Corria bem a reunião de planejamento do evento anual, até que precisamos distribuir as apresentações de cada gerente. Cinco, em uma hora, dá dez minutos para cada um, com mais dez minutos de sobra.

- Mas aí teremos um problema, porque cada um vai levar pelo menos meia hora, respondeu o coordenador.
- Ué, mas se dissermos que cada um tem dez minutos, eles precisarão respeitar o tempo, retruquei.
- Não é bem assim. Eles vão levar meia hora, finalizou.

O dilema ilustrado acima é mais comum do que se imagina. Esmera-se em uma agenda que, previsivelmente, vai por água abaixo quando as pessoas começam a falar de suas atividades, ações e resultados. Uma regra que vale no papel mas que, na prática, ninguém observa.

Entendo que seja uma tendência natural do ser humano alongar-se quando o assunto é ele próprio - e sua equipe. Mas em vez de falar daqui a vinte minutos, o terceiro apresentador precisará esperar uma hora. O último - e todos os demais presentes - aguardará(ão) por duas horas, em vez de quarenta minutos. O jantar vai atrasar, o coquetel será cancelado e todo o resto será feito às pressas. Como se resolve isto?

Antes de mais nada, é preciso que a regra fique bem clara, assim como a disposição em seguí-la: deve-se observar o cumprimento dos limites de tempo de forma draconiana. E este papel cabe, principalmente, ao líder da equipe. É fundamental que o Diretor, o primeiro a falar, siga o roteiro de forma exemplar. Nem um segundo a mais.

Prazos começam a ser desrespeitados no exato instante em que se admite tal opção. Deve-se deixar claro que não será permitido ultrapassar o horário - e cada um que se prepare para seguir o roteiro de forma responsável.

Ser conciso e objetivo é uma das qualidades de um bom líder. Dar o seu recado com os recursos disponíveis, seja em tempo e/ou em número de slides. Ser prolixo demais é sinal de falta de planejamento, de não saber o que realmente é importante.

Afinal, a maioria dos gerentes um dia foi vendedor e, possivelmente, devem a posição que ocupam à sua capacidade de síntese diante de um cliente. Teriam eles perdido esta capacidade? Ou foi um mau hábito adquirido com o tempo, através do relaxamento das regras?

Numa empresa multinacional, o presidente de um país tem dez minutos para apresentar seus resultados ao chefe da sua região. Este deverá resumir todos os países em dez minutos, para apresentar ao CEO que, por sua vez, terá dez minutos para dirigir-se ao board do Conselho. Um dos motivos de ele ser CEO é a sua habilidade em fazer isto.

Atrasar uma reunião é sinal de desrespeito com os demais. Significa empurrá-los para a parte do dia (ou da noite) em que ninguém presta atenção a mais nada. Mostra que você também não se importa com o que eles têm a dizer.

Cabe ao organizador do evento exigir o cumprimento de regras básicas. E, aos participantes, serem suficientemente organizados e objetivos para que suas mensagens sejam entendidas. Priorizar o fundamental, descartar o supérfluo e, principalmente, ensaiar.

Gerenciar o seu tempo é uma questão de sobrevivência. Gerenciar o tempo alheio é uma questão de profissionalismo.

Rodolfo Araújo

Mestre em Administração pela PUC-RJ; Pós Graduado em TI pela FGV-RJ; Bacharel em Comunicação Social pela UFRJ.

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POST 1461: 7 DICAS PARA OTIMIZAR SEU DIA

Não são raras as vezes em que nos depararmos com volumes tão grandes de compromissos que um dia se torna pequeno para tudo que precisamos fazer. Mas será que as 24h que temos são mesmo poucas ou é a organização do trabalho que anda capenga?

Como destaca o consultor Luiz Affonso Romano, a maioria dos profissionais, nas grandes cidades, gasta em média 12 horas com o trabalho, quando somamos o tempo gasto trabalhando e o de deslocamento. Isso, ressalta Romano, significa um montante de 3 mil horas no ano.

Como, então, tornar o dia mais leve e conseguir mais espaço para outras atividades? Para Romano, o caminho é o planejamento. Segundo ele, colocando tudo na ponta do lápis é possível gerir bem o tempo no emprego, minimizando incômodos como estouro de prazo, correria e não cumprimento de tarefas, o que normalmente acaba comprometendo parte do tempo que não caberia ao trabalho.

Veja abaixo algumas dicas do consultor:

- Programe primeiro seu tempo, depois o trabalho;

- Anote e prepare uma lista diária do que fazer (atualize-a todos os dias, sempre na mesma hora, pela manhã ou no final do expediente, assinalando as prioridades pela importância e/ou urgência);

- Indague: o que o outro poderia fazer por mim? O que posso delegar?;

- Não complete todos os horários da agenda, prevendo atrasos, interrupções, pausas para respirar, refletir, pensar na segunda carreira, dar descanso ao cérebro;

- Comece sempre pelas tarefas importantes; aloque as rotineiras (mais mecânicas) para quando seu rendimento cai (por exemplo, após o almoço);

- Responda, direta ou indiretamente, a todas as ligações e e-mails neste horário de rendimento baixo. Lembre-se que quem telefonou também está a trabalho e merece sua atenção e você necessita se posicionar como um profissional de respeito;

- Para quem for possível, residir próximo ao escritório pode ser uma boa alternativa para economizar o tempo desperdiçado no deslocamento.

 

FONTE: ADMINISTRADORES

POST 1454: CRM: Gestionando información para conocer mejor y fidelizar a los clientes

Si bien el marketing de contenido es esencial en una estrategia de Social Media, también lo es el fidelizar a los clientes, a la audiencia y llevarlos de la mano.

La importancia del consumidor ha aumentado de forma increíble en los últimos tiempos, y ahora es él el centro de cualquier estrategia empresarial, el reconocerle su importancia darle su lugar fundamental.

Con la evolución del trato a los clientes ha nacido el CRM Social, la atención y gestión personalizada de la audiencia y los clientes, el conocimiento específico de sus necesidades y el hecho de satisfacerlas mucho antes de que sea la misma clientela la que nos demande nuestra atención hacia ellos. En una sola palabra, fidelización. Pero extrema.

El CRM responde a las siglas Customer Relationship Management, que en español se puede traducir como Gestión de la Relación con el Cliente, pero es mucho más, es una atención total y personalizada de la empresa hacia el cliente. ·El objetivo perseguido es obtener la máxima información posible sobre ellos para así poder detectar, no solo sus necesidades, sino, sus gustos, sus intereses· y, por qué no, lo que no les gusta, para así poder personalizar totalmente nuestro servicio o producto a ellos, aumentando su grado de satisfacción hasta el nivel máximo. Y esto podemos conseguirlo también gracias a las Redes Sociales, unas grandísimas aliadas del CRM.

Esa es la clave: el cliente como centro de todas nuestras acciones y estrategias.

Debemos partir de la base de que el cliente es infiel por naturaleza, es decir, el cliente no debe nada a las marcas, por lo que sigue a la que mejor lo fidelice. Si nosotros solucionamos sus problemas y estamos atentos a cada paso que dan, nos serán leales, pero, en el momento en que les fallemos una sola vez, nuestra relación con él se habrá terminado.

Por este motivo debemos tener un buen sistema de CRM que nos permita atender a nuestro cliente en cualquier aspecto y en cualquier momento.

Esta atención nos permitirá retener al cliente, no buscará fuera de casa lo que no tiene dentro, y conseguiremos el tan ansiado engagement, la vinculación, además de facilitar muchísimo la relación bidireccional con él, tendiendo un puente de comunicación entre marca y audiencia o cliente.

Pero, ¿qué pasos debemos seguir para implementar un buen sistema CRM?

No olvidemos que las herramientas por sí solas no sirven de nada, debemos acompañarlas de un uso adecuado y de unos objetivos. Por tanto, ¿qué debemos hacer? ¿qué nos permite el CRM?

Para empezar, el CRM nos permite conseguir datos interesantes acerca de nuestra audiencia o público objetivo: podemos saber datos como el sexo, la edad o la formación de nuestros clientes potenciales, cuáles son sus gustos o sus intereses, y, como digo, nos podemos valer de las Redes Sociales para averiguar toda esta información.

Como en todo, lo importante no es el hecho de conseguir los datos, sino, qué vamos a hacer con ellos, cómo los vamos a usar y para qué los vamos a usar, hay que analizarlos para extraer todo el beneficio posible.

Por último, está la relación con el cliente. Una vez hemos conseguido los datos y los hemos analizado, debemos afrontar la fase más crítica: cómo relacionarnos con el cliente. Debemos establecer una estrategia para dirigirnos a él, para saber qué ofrecerle, dirigirle hacia lo que nos interesa siendo cautos y sutiles.

No cabe duda de que el CRM no es el futuro, es el presente.

FONTE: PUROMARKETING