Fundamental é ter uma agenda, colocar tudo nela e pensar nas tarefas que vai desenvolver durante a semana.
O especialista em organização do tempo, autor de quatro livros sobre o tema, Christian Barbosa dá dez dicas para você administrar melhor suas rotinas e escolher suas prioridades. Segundo ele, é preciso criar novos hábitos como colocar tudo em uma agenda, antecipar urgências e possíveis problemas, deixar espaço para o lazer, além de gerenciar sua caixa de entrada de email. Saiba o que a administração do tempo pode melhorar sua vida e veja abaixo as dez orientações do Christian Barbosa.
1. Uma agenda - Não importa se é de papel, digital ou online, a primeira dica é ter onde se organizar. Uma agenda é uma ferramenta para colocar seus compromissos, tarefas, informações, metas e projetos. Comece por aí.
2. Planejamento da semana - O melhor dia para fazer isso pode ser o domingo. Pense nos seus objetivos e veja que etapas você consegue realizar na semana. Leve em conta possíveis problemas e adicione as atividades cotidianas que deve fazer.
3. Os imprevistos – Eles acontecem e não precisam ser uma surpresa. O aconselhável é deixar em seu planejamento de duas a três horas diárias para urgências. O especialista lembra que quanto mais você se planejar menos urgências você terá no seu dia.
4. O difícil de realizar – Há uma tendência de não fazer coisas com grande duração ou complexas. O recomendável é dividir a tarefa grande em várias menores e evitar ultrapassar três horas de duração para cada uma.
5. Internet como aliada – Compras e pagamentos feitos pela internet podem ser uma boa ajuda para reduzir seu tempo em filas e shoppings, por exemplo.
6. Objetivos – A prática de estabelecer metas e objetivos em datas marcantes como final de ano e aniversários pode ser boa para ajudar na organização do tempo. É bom não exagerar, poucos objetivos ajudam a manter o foco.
7. Prioridade do dia – O planejamento é da semana, mas é bom priorizar as atividades de cada dia. Primeiro, procure revisar o dia anterior e ver o que ficou pendente para ser realizado no dia de hoje, delegado ou agendado par outro dia. Também calcule o tempo de cada tarefa e as numere em ordem das prioridades. A sugestão é fazer primeiro as mais rápidas e fáceis, depois as urgências.
8. Ordem na casa – Para ajudar a organizar seu tempo é bom por ordem no ambiente de trabalho. Não precisa organizar tudo de uma vez, e sim colocar tudo de forma que fique mais fácil para seu uso. A dica é colocar, por exemplo, papéis em pastas transparentes e jogar fora o que não precisar.
9. Seu tempo – É importante reservar um tempo para você, pois pode haver o risco de você pegar o tempo de suas tarefas para coisas importantes como refletir sobre objetivos, missão, melhorar a saúde ou praticar esporte, hobbies crenças e fé.
10. Caixa de emails - Em seu planejamento, é deixar um espaço no dia para organizar sua caixa de entrada de emails. A dica para essa tarefa é deixar ali apenas mensagens que você está trabalhando ou estão pendentes com outras pessoas. pense em três ações possíveis para os emails: lixo, armazenar em outra pasta ou criar uma ação (tarefa ou compromisso).
FONTE: Portal iG
Christian Barbosa
Especialista em administração de tempo e produtividade, fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.
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