Corria bem a reunião de planejamento do evento anual, até que precisamos distribuir as apresentações de cada gerente. Cinco, em uma hora, dá dez minutos para cada um, com mais dez minutos de sobra.
- Mas aí teremos um problema, porque cada um vai levar pelo menos meia hora, respondeu o coordenador.
- Ué, mas se dissermos que cada um tem dez minutos, eles precisarão respeitar o tempo, retruquei.
- Não é bem assim. Eles vão levar meia hora, finalizou.
- Ué, mas se dissermos que cada um tem dez minutos, eles precisarão respeitar o tempo, retruquei.
- Não é bem assim. Eles vão levar meia hora, finalizou.
O dilema ilustrado acima é mais comum do que se imagina. Esmera-se em uma agenda que, previsivelmente, vai por água abaixo quando as pessoas começam a falar de suas atividades, ações e resultados. Uma regra que vale no papel mas que, na prática, ninguém observa.
Entendo que seja uma tendência natural do ser humano alongar-se quando o assunto é ele próprio - e sua equipe. Mas em vez de falar daqui a vinte minutos, o terceiro apresentador precisará esperar uma hora. O último - e todos os demais presentes - aguardará(ão) por duas horas, em vez de quarenta minutos. O jantar vai atrasar, o coquetel será cancelado e todo o resto será feito às pressas. Como se resolve isto?
Antes de mais nada, é preciso que a regra fique bem clara, assim como a disposição em seguí-la: deve-se observar o cumprimento dos limites de tempo de forma draconiana. E este papel cabe, principalmente, ao líder da equipe. É fundamental que o Diretor, o primeiro a falar, siga o roteiro de forma exemplar. Nem um segundo a mais.
Prazos começam a ser desrespeitados no exato instante em que se admite tal opção. Deve-se deixar claro que não será permitido ultrapassar o horário - e cada um que se prepare para seguir o roteiro de forma responsável.
Ser conciso e objetivo é uma das qualidades de um bom líder. Dar o seu recado com os recursos disponíveis, seja em tempo e/ou em número de slides. Ser prolixo demais é sinal de falta de planejamento, de não saber o que realmente é importante.
Afinal, a maioria dos gerentes um dia foi vendedor e, possivelmente, devem a posição que ocupam à sua capacidade de síntese diante de um cliente. Teriam eles perdido esta capacidade? Ou foi um mau hábito adquirido com o tempo, através do relaxamento das regras?
Numa empresa multinacional, o presidente de um país tem dez minutos para apresentar seus resultados ao chefe da sua região. Este deverá resumir todos os países em dez minutos, para apresentar ao CEO que, por sua vez, terá dez minutos para dirigir-se ao board do Conselho. Um dos motivos de ele ser CEO é a sua habilidade em fazer isto.
Atrasar uma reunião é sinal de desrespeito com os demais. Significa empurrá-los para a parte do dia (ou da noite) em que ninguém presta atenção a mais nada. Mostra que você também não se importa com o que eles têm a dizer.
Cabe ao organizador do evento exigir o cumprimento de regras básicas. E, aos participantes, serem suficientemente organizados e objetivos para que suas mensagens sejam entendidas. Priorizar o fundamental, descartar o supérfluo e, principalmente, ensaiar.
Gerenciar o seu tempo é uma questão de sobrevivência. Gerenciar o tempo alheio é uma questão de profissionalismo.
Rodolfo Araújo
Mestre em Administração pela PUC-RJ; Pós Graduado em TI pela FGV-RJ; Bacharel em Comunicação Social pela UFRJ.
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