Uma das formas mais freqüentes de você entrar no estado de estresse é deixar uma tarefa importante se tornar urgente, assumir compromissos urgentes de qualquer espécie ou adiar tarefas que cedo ou tarde terão de ser executadas.
Imagine que na quinta-feira às 15h, você tenha uma reunião de apresentação de um projeto rotineiro. Como é um projeto trivial, você deixa a preparação da apresentação para quinta-feira de manhã. Você sai de casa para mais um dia normal e de repente, no meio do trânsito, seu carro resolve ter um problema e você tem de chamar um mecânico para consertar.
Quando você chega no escritório já são mais de 10 horas da manhã e ao ligar seu computador você vê, sem acreditar muito, aquela tela azul de erro. O computador está travado. Você liga para o pessoal do suporte e depois de algumas horas de formatação seu computador está pronto. Agora já são 13 horas, sua apresentação é em 2 horas e ainda não está pronta. Como está seu estado agora? Preocupado? Nervoso? Irritado? O estresse tomou conta? Agora, a preparação da sua apresentação se transformou em uma tarefa extremamente urgente, para conseguir terminá-la você terá de perder o almoço e reduzir alguns pontos relevantes da apresentação.
É claro que há certo exagero na cena que acabei de narrar — mas esse tipo de situação é perfeitamente possível. Esse é o comportamento típico das pessoas que gostam de deixar tudo para última hora, das pessoas que sempre subvertem o velho ditado e nunca fazem hoje aquilo que podem deixar para amanhã. Tudo indica que o final desse dia será desgastante. Aqui entra o conceito da antecipação – que está extremante ligado ao conceito de descarregar e planejar.
Se você sabia que a apresentação estava marcada para a quinta-feira (porque descarregou-a duas suas preocupações para a agenda), por que não a preparou na terça ou quarta-feira? Assim, se tivesse algum problema com seu carro na terça, ainda teria a quarta para concluir e se na quarta ainda não desse tempo, teria a quinta-feira pela manhã. Ou seja, quando você antecipa a execução de seu trabalho ou possíveis problemas, eles não se tornam problemas. Uma vez antecipados, eles nunca entrarão na esfera da urgência.
Antecipar é um conceito simples e óbvio, mas que muitas vezes é esquecido ou negligenciado. Antecipe tudo que você acha que possa dar problemas e conte sempre com os imprevistos. Eles podem acontecer. Já ouviu falar na famosa Lei de Murphy? Você tem que adquirir o hábito de antecipar as coisas na sua vida de forma a reduzir suas urgências e aumentar as situações importantes.
É um treino que vamos conquistando dia-a-dia. Ao invés de deixar para marcar a consulta na última hora com seu médico, faça agora e fique tranquilo. Ao invés de deixar o TCC para o final do ano, que tal antecipar para o primeiro semestre?
Quanto mais você aprender a antecipar, mais liberdade de escolha terá!
Texto do Livro A Tríade do Tempo
Christian
Barbosa
Especialista em
administração de tempo e produtividade, fundador da Triad PS, empresa
multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade,
colaboração e administração do tempo.
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