A produtividade é uma Tríade que acontece em 3 esferas. A primeira sem dúvida é a esfera pessoal, ou seja, o indivíduo aprendendo a melhorar o uso do seu tempo com técnicas de planejamento, organização, etc. A segunda é a esfera da equipe, ou seja, pessoas que juntam seus aspectos individuais de produtividade e devem seguir um modelo comum para obter resultados. A terceira esfera é a organização, ou unidade de negócio, formada pelo conjunto de equipes, que seguem estratégias de produtividade para atender os anseios da empresa.
Na segunda esfera, onde as equipes são o foco, o papel do líder é essencial para o time ser eficiente ou perder o rumo. Selecionei alguns tópicos que considero vitais nessa esfera, para que o líder ajude seu time a atingir os objetivos:
Estabelecer um propósito comum
Em um mundo tão high-tech como o nosso, pode parecer antigo falar de propósito, mas esse conceito é mais atual do que nunca. As pessoas vivem por aspirações, sonhos, missões, por coisas que transcendem o salário, metas, processos e sistemas. Isso vale muito para a geração Y, pois não basta dizer o que os Y devem fazer, devemos inspirá-los a fazer por si próprio, essa é a pegada. Estabelecer um propósito comum é uma discussão que precisa ser incentivada pelo líder na equipe.
Saber o que deve ser feito
Pode parecer óbvio, mas infelizmente a maior parte dos líderes não tem a menor ideia do próximo passo que deve ser dado para executar o projeto, atingir os números da meta, melhorar a qualidade do atendimento, etc. E em muitos casos ele não precisa saber mesmo, mas precisa ajudar o time a descobrir. Se não há clareza do que deve ser feito, as pessoas enrolam, adiam, executam coisas secundárias e quando se vê o que é realmente importante fica de lado frente às circunstâncias e urgências. Parar e discutir os próximos passos, determinando tarefas com clareza e tempo de duração, é essencial para uma execução aprumada.
Não gastar tempo com os que não melhoram
Eu acho que devemos ajudar as pessoas a melhorarem sua performance. Eu acredito na Tríade de oportunidades aos membros da equipe. Errou uma vez, treine novamente. Errou a segunda na mesma coisa, construa o feedback e ajude-o a melhorar. Errou a terceira é o sinal de falta de perfil para estar naquela equipe. Errou a quarta é perda de tempo. Uma pessoa improdutiva na equipe, contamina as pessoas e tira o resultado coletivo. É comum que uma pessoa competente não consiga performar se estiver no lugar errado, com as pessoas erradas ou com a função errada. Cortá-la é um ato que será benéfico a médio prazo para ambos os lados, por mais que no início possa parecer o contrário.
Intolerância a improdutividade
Se algo está constantemente dando problema e entrando na urgência, é o papel do líder não aceitar que isso seja normal e atuar de forma a evitar que o problema se repita. A tolerância ao erro cria um ambiente no qual o urgente passa a ser normal e isso não será tratado pelas pessoas com a devida importância.
Melhorar o processo de comunicação
Quanto mais tecnologia, mais nos perdemos e pior fica a comunicação entre as pessoas. Toda equipe deveria ter um “protocolo” de comunicação, uma forma acordada entre todos, onde as coisas que todos devem saber são comunicadas no tempo e da forma correta. Um exemplo é o e-mail. Será que umas 2 ou 3 regrinhas de e-mail não fariam a diferença? Por exemplo, um assunto da seguinte forma: [ABC LTDA]-[PROJETO XPTO], pode ajudar a organizar melhor as mensagens no meio de uma Caixa de Entrada lotada.
Christian Barbosa
Especialista em administração de tempo e produtividade, fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.
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