Pessoal, recebi a dica do site “Blog CMMi”( http://www.blogcmmi.com.br/ ) através do colega gerente de projeto Rafael Ramos (@rsouzaramos). Nele eu encontrei uma lista de 15 lembrentes excelentes que devem estar presentes no cotidiano de qualquer gerente de projetos.
Listo-os abaixo com meus comentários:
- Você não consegue produzir um bebê em um mês usando nove mulheres: Conhecia essa como “1 mulher faz um filho em 9 meses, mas 9 mulheres não fazem um filho em um mês”. Isso significa que acrescentar recursos ou pessoas aos projetos não significará redução do prazo na mesma proporção em que se acrescentam esses recursos. Essa é clássica, mas fica cada vez mais evidente sua verdade se pensarmos que estamos em um economia muito mais de serviços do que de produtos;
- O mesmo trabalho será estimado de forma diferente por 10 analistas ou terá diferentes estimativas quando estimado por um mesmo analista em 10 diferentes vezes: Seres humanos não são máquinas, cada um tem seu ritmo de produção e, principalmente, seu ritmo de aprendizado em relação a qualquer tarefa. Além do mais, cada estimativa dependerá muito da compreensão que a pessoa tiver do real problema proposto e também do nível de detalhamento que será apresentado;
- Você pode convencer uma pessoa a assumir um prazo irreal, porém, você não pode obrigá-lo a cumpri-lo: Você pode vencer uma pessoa pelo cansaço e impor o prazo, mas isso não significa que ele será cumprido. Na verdade, você perderá muito mais com o desgaste da negociação do que com a redução do prazo;
- A palavra mais útil e menos usada no gerenciamento de projetos é “NÃO”: Essa é muito difícil de ser aplicada. Vai depender do seu histórico de carreira e da sua credibilidade junto a sua chefia. Portanto, novatos, não apliquem essa regra. Criem primeiro reputação para depois usufruir dessa regra;
- O que não está documentado, não existe ou não foi dito: Mantra de qualquer gerente de projeto. REGISTRE TUDO O QUE FOI ACORDADO;
- Lembre-se de Pareto: 20% dos requisitos serão responsáveis por 80% dos problemas: Também serão os mais importantes e os que devem ter a maior atenção. Portanto, não se esqueça, comunicação é vital para compreender realmente os requisitos e, principalmente, qual o significado e a importância que eles possuem para o seu cliente;
- Se alguém levou 5h para fazer 90% de uma tarefa, precisará de pelo menos outras 5h para concluir os outros 10%: São os detalhes finais que requerem maior trabalho e a maior atenção, porque é justamente nesse ponto é que ocorrem a interface com os outros requisitos do projeto;
- Um usuário somente lhe falará o que lhe for perguntado – nada mais: Comunicação é vital mais uma vez. Nem sempre o cliente sabe explicitar o que eles desejam. Portanto, não caia na armadilha de que “O cliente não sabe o que quer”, você também tem que saber perguntar. Henry Ford disse uma vez: “Se eu perguntasse aos meus clientes o que eles queria, eles teriam dito que queriam cavalos mais velozes”;
- A demissão de um elemento da equipe, quase sempre é a preservação do emprego do resto: Não tenho muita experiência nesse caso, mas entendo que isso é um sinal de que o projeto é importante e deve continuar, mas depende de vocês mante-lo vivo;
- Em projetos, não confunda folga nos prazos, com prazos dos folgados: Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje. Se hoje você está com folga no prazo é porque aconteceu um erro nas suas estimativas para as tarefas iniciais, mas lembre-se que esse mesmo erro pode ter sido cometido, e dessa vez de forma negativa, para as tarefas restantes. Além disso, podem acontecer problemas imprevistos que irão requerer tempo não previsto anteriormente, nesse momento, a folga que você acumulou no começo vai ajuda-lo na manutenção do prazo;
- A falta de disciplina é o primeiro sinal de que o projeto pode fracassar: Foco e atenção sempre. Não despreze os sinais de risco iminentes para o projeto. Atue com proatividade e evite que eles se tornem problemas maiores para o projeto;
- Reunião sem pauta vira happy-hour: Essa é deveras irritante para mim. Já vi muita reunião ser marcada para marcar outra reunião. Prepare uma pauta, certifique-se que as pessoas entenderam os itens constantes da pauta e, principalmente, deixe claro para todos quais itens da pauta não podem deixar de ser resolvidos antes do final da reunião;
- Toda reunião deve ter horario de início e principalmente horario de término: Planejamento é importante. Mais uma vez, identifique os pontos mais importantes da reunião e que eles serão solucionados. Não perca o controle da reunião;
- Se você não respeita as pessoas, porque quer que elas te respeitem? Respeito é algo que todo mundo merece e precisa. Respeito da sua equipe é o ativo mais importante para a condução da sua equipe. Procure ser integro e, acima de tudo, transparente na comunicação com sua equipe;
- Quer ter mais sorte? Experimente estudar mais, planejar melhor, controlar melhor e trabalhar mais e me conte o resultado: Sorte é combinação de oportunidade com preparo. Sorte é 98% trabalho. Os demais2% são magia e bruxaria e, acredite, você não irá querer depender disso para ter sucesso no seu projeto;
Um abraço.
Marcelo de Souza Bastos, o Marcelão.
Formado em ciência da computação pelo Uniceub em Brasília e MBA em planejamento e gestão empresarial pela Universidade Católica de Brasília.
Possuo certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) desde 2003.
Trabalho no Banco do Brasil desde 1986 quando ingressei como menor auxiliar de serviços gerais, atualmente estou no escritório de projetos da área de tecnologia.
Sou uma pessoa observadora das mudanças no cenário e que procura se antecipar a essas mudanças de forma pró-ativa. Gosto de compartilhar conhecimento, de conhecer coisas novas e tenho como diretriz de vida a busca constante da melhoria através do aprendizado contínuo.
