“...caramba, amanhã tenho milhões de coisas para fazer e as pessoas não me ajudam, nem sei por onde começar.... os clientes demoram a dar respostas, meu Diretor vai me cobrar aquele relatório... o CEO nunca vai entender minha colocação para reajuste no budget...”
Se você tem pensamentos como esses você pode estar sofrendo de ANSIEDADE.
Constatar que se tem ansiedade não vai lhe ajudar em absolutamente nada, pois conhece centena de lideres, diretores de empresas e principalmente CEO que dizem “Nossa como sou ansioso”. Primeiramente temos que entender que você não “É” ansioso e sim “ESTÁ” ansioso por uma série de fatores.
A palavra ansiedade tem origem do termo grego anshein, que significa "estrangular, sufocar, oprimir”.
Estaransioso claramente não ajuda em nada, pelo contrário, só atrapalha o andamento natural das tarefas e projetos na sua empresa. Existem milhões de fatores que podem lhe deixar ansioso como líder, tais como: problemas na infância, procrastinação, não planejamento, recompensa pela ansiedade em empregos anteriores e muitos outros.
Em minha breve abordagem no Papo de Líder, vou me ater a dois temas foco para que você possa ter grandes ganhos na diminuição da ansiedade como líder.
Os dois pontos que vou abordar se resolvem em 100% das vezes com simples, mas poderosas técnicas de planejamento pessoal e gestão de tarefas.
Problema 1: “Quero que a as coisas aconteçam no meu ritmo e as pessoas na empresa são muito lentas. Tenho muitas coisas para fazer e fica complicado para colocar tudo em prática nos próximos dias”.
Solução 1: A maioria dos líderes que conheço não usam um sistema eficaz de gestão de tarefas e projetos, por isso ficam “livres para pensar” que podem fazer tudo em poucos dias. Neste caso a ansiedade é causada pela frustração de não conseguir fazer milhares de coisas em pouco tempo, daí o sentimento de angustia e vazio. O líder necessita colocar limites para a execução de tarefas e projetos, o que lhe proporcionará uma visão mais acertada para tempo de execução das atividades suas e de sua equipe. Quando não se tem todas as ações ordenadas e PRINCIPALMENTE BLOQUEADAS NA AGENDA DO LÍDER o sucesso fica mais distante, pois o líder vai querer realizar tudo o que tem para fazer no menor tempo possível sem respeitar a capacidade produtiva.
Para solucionar esse problema você deve ordenar agora mesmo TODAS AS ATIVIDADES que devem ser implementadas na sua empresa ou setor. Eu disse TODAS!!! Pense nas menores coisas até as maiores. Liste todas elas em uma folha em branco. Após terminar essa lista, leve-a para seu time e discuta com eles se existem mais tarefas ou pequenos projetos para serem feitos. Quando terminar a confecção de uma ÚNICA E PODEROSA LISTA coloque as datas de início e entrega de cada atividade. Quem vai determinar a data de entrega de cada atividade é sua equipe e não você como líder. Neste momento pense no GANHA-GANHA. Eles determinam o prazo final levando em conta os resultados que a empresa quer alcançar. Após determinar as datas eles DEVEM ANOTAR EM SUAS AGENDAS as datas de entrega e você anota na sua agenda. Você pode fazer acompanhamentos de 10 minutos semana a semana com a equipe para não ter surpresas na entrega dos projetos. As atividades que você deve fazer são as atividades que terão maior impacto na organização. Tarefas menores devem ser delegadas. Das tarefas que ficaram para ser feitas por você coloque-as em uma nova lista e separe quais tarefas SÓ VOCÊ PODE FAZER e quais PODEM SER DELEGADAS E PARA QUEM.
Não tenha medo de delegar, você é muito caro para ficar fazendo tarefas de baixo impacto na organização. Use seu tempo para projetos maiores e mais arrojados. Quando delegar uma tarefa SEMPRE ANOTE EM SUA AGENDA A DATA DE ENTREGA. Se você delega e não anota você ficará pensando nisso o tempo, todo o que trará ansiedade e angustia.
A “grande ideia” de anotar todas as tarefas em um sistema de planejamento (google agenda, agenda de papel, iPhone, Outlook....) é que você começa e ver que não é possível fazer tudo em pouco tempo. Você e sua equipe têm um limite de entrega, ou capacidade produtiva e isso tem que ser respeitado. Entender onde está essa linha de limite é um grande avanço para ficar mais tranquilo e pensar: ESCOLHI FAZER ESSAS AÇÕES NAS PRÓXIMAS DUAS SEMANAS... o resto fica para depois e pronto. Liberte-se.
Problema 2: “Durante todo o dia lembranças de coisas que tenho de fazer ficam voltando a minha mente, coisas como: pagar conta de luz, iniciar projeto de orçamento 2011, fazer matricula na academia, pesquisar assunto na internet, dar feedback para minha equipe, fazer compras, e muitas outras coisas.”Solução 2: Sua mente funciona com um processador de computador. O que acontece quando um computador tem muitas tarefas sendo processadas ao mesmo tempo? Provavelmente esse processador ficará mais lento, vai demorar mais para criar imagens, soluções e calcular. Vai demorar mais para fazer qualquer tarefa, das mais simples as mais complexas. É exatamente assim que você fica quando processa muitas coisas ao mesmo tempo. Quando essa pequenas preocupações ficam voltando sua mente você vai enchendo sua capacidade de processamento e por tabela fica mais lento, menos criativo, com uma visão limitada das coisas e infelizmente mais ansioso.
Vamos analisar a palavra “preocupado”. Podemos dividir a palavra em duas, o que facilita nosso entendimento: PRE e OCUPADO. Ficar pré-ocupado com atividades, tarefas e sentimentos faz com que nossa capacidade de processamento diminua muito. É como se sua mente estivesse tentando resolver problemas na empresa e seu subconsciente estivesse pensando (pré-ocupado) com a conta de R$ 55,00 que você esqueceu-se de pagar. Você vai gastar uma energia enorme tentando lutar com sua mente para conseguir e focar sua atenção na atividade solução do problema e mesmo assim vai ficar pensando na conta de R$ 55,00.
Isso acontece o tempo todo em nossas vidas, estamos sempre sendo cobrados por nossa mente por atividades quedeixamos de fazer.
O ser humano por natureza é procrastinador (saiba mais sobre procrastinação clicando aqui), mas o líder deve criar gatilhos para evitar a procrastinação e por tabela que sua mente se encha de atividades inacabadas.
Sempre que uma atividade vier em sua mente anote IMEDIATAMENTE o que vai fazer para solucionar em sua agenda ou sistema de planejamento!!! FAÇA ISSO EMEDIATAMENTE APÓS O PENSAMENTE VIR A SUA CABEÇA.
É importante que você utilize somente um sistema de planejamento, todas as tarefas devem estar neste sistema.
Você deve escolher um sistema que esteja sempre com você e que te de a certeza de que tudo que você tem a fazer está neste sistema.
O exercício de anotar a tarefa em um sistema de planejamento ÚNICO faz com que você se liberte daquela tarefa e pensamento instantaneamente, pois por confiar no sistema de planejamento, você saber que na hora certa o sistema (google agenda, agenda de papel, iPhone, outlook...) vai te lembrar do que deve ser feito. Primeiramente organize todas as suas atividades e projetos em um único sistema depois sempre que vier um pensamento de “tenho que fazer isso” anote essa ação em seu sistema.
Faça isso sistematicamente e GARANTO SUA ANSIEDADE VAI DIMINUIR MUITO.
Funcionou comigo e com centenas de lideres que passam pelos meus cursos. Acho que pode funcionar com você.
(Obs: demorei 50 minutos para escrever esse artigo e neste tempo me veio a mente 11 atividades que tenho que fazer. Anotei todas elas no Google tarefas e fiquei com a mente livre para continuar escrevendo. Eu confio no sistema e não em minha mente. Liberte-se)
Wendell Carvalho
É MBA em Liderança Organizacional pela Franklin Covey Brasil e especialista em vendas orientadas para confiança. Criador do método de PLADIM gestão do tempo.
É MBA em Liderança Organizacional pela Franklin Covey Brasil e especialista em vendas orientadas para confiança. Criador do método de PLADIM gestão do tempo.
Skype: wendellconsultor
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