É parte do papel do líder ajudar a equipe a manter o ritmo produtivo e fortalecer a equipe para construir um resultado próspero e equilibrado.
Uma das formas que recomendo é que o líder planeje o ano com sua equipe no quesito de produtividade, equilíbrio e redução de urgências. Aproveitar esse meio do ano para esse tipo de estratégia é positivo, pois alinha a equipe em uma estratégia para esses próximos meses. Alguns pontos são essenciais no planejamento de produtividade do time, e como líder, esteja pronto para elaborar essas estratégias:
1 – Revise o que pode ser melhorado – Questione o time sobre o que não deu certo neste ano e precisa ser alterado para o próximo semestre. Isso pode incluir a revisão de processos, adoção de novas ferramentas, falhas de comunicação, mau uso do e-mail, relacionamento com clientes ou fornecedores, etc. Faça um levantamento desses pontos críticos e crie um plano de ação para minimizar esses .
2 – Faça uma Política de Redução de Urgências – ajude o seu time a entender claramente o que é urgente, o que costuma gerar estas urgências e ocorre com frequência, e crie um plano para preveni-las. Lembre-se de que, boa parte das urgências pode ser reduzida com planejamento, preparação e prevenção. Muitas vezes, simples checklists bem elaborados e aplicados podem minimizar o problema. A definição de prioridades claras também ajuda bastante nesse quesito.
3 – Defina estratégias de equilíbrio – Quanto mais tempo seu time tiver para o que é realmente importante, maior será o nível de produtividade coletivo. Dentro das possibilidades da sua empresa, o que pode ser feito para permitir um uso mais eficaz do tempo de todos? Talvez recompensas em tempo (como por exemplo, Day offs) possam motivar bastante a equipe. Veja o que pode ser feito e monte um banco de benefícios em conjunto com sua equipe.
4 – Estimule o uso de ferramentas de produtividade – Quanto mais as pessoas conseguirem se planejar individualmente, menor a quantidade de urgências e atrasos coletivos. Treine seu time para usar com sabedoria ferramentas como e-mail, agendas, vídeo conferência, etc. O mau uso de ferramentas de produtividade acarreta em problemas de administração de tempo que todos acabam sentindo.
5 – Discuta a redução de reuniões e interrupções – Muitas empresas possuem reuniões recorrentes e com resultados inconsistentes. Pense se há espaço para redução de alguma reunião no grupo ou uma forma mais inteligente de realizá-la. Isso é válido também para interrupções freqüentes, que com algum tipo de regra ou ferramenta para compartilhar o conhecimento, podem ser eliminadas.
Líderes inteligentes compreendem que uma equipe sem tempo não tem condições de alcançar resultados de forma equilibrada e produtiva. É parte do papel do líder criar estratégias para colaborar com todos os envolvidos. Não deixe o resultado ser comprometido por tempo desperdiçado!
Christian Barbosa Especialista em administração de tempo e produtividade, fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo.
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